איך מבדילים בין צורך בחשב, מנהל כספים או הנהלת חשבונות בכירה?

כאשר עסק מרגיש עומס במחלקת הכספים, השאלה הראשונה שעולה היא את מי נכון לגייס. יש חברות שמרגישות שהגיע הזמן לצרף חשב, אחרות בטוחות שהן צריכות מנהל כספים, ויש עסקים שחושבים שהפתרון נמצא בכלל בגיוס של הנהלת חשבונות בכירה. בפועל, ברוב המקרים הבעיה מתחילה בשלב ההגדרה. אם לא מבינים מה באמת חסר בתוך הארגון, גם תהליך הגיוס הופך לפחות מדויק, וגם המועמדים שמגיעים אינם מתאימים לצורך בפועל. לכן לפני שממהרים לפרסם משרה, חשוב לעצור, לבדוק את מבנה החברה, להבין את עומס העבודה, להסתכל על רמת המורכבות של הפעילות, ולבחון איזה תפקיד ייתן מענה אמיתי. בשלב הזה עבודה עם חברת השמה הנהלת חשבונות יכולה לעזור מאוד, משום שהיא מאפשרת למעסיק לדייק את ההגדרה עוד לפני שמתחיל החיפוש עצמו. ככל שההגדרה ברורה יותר, כך גם בחירת התפקיד נעשית פשוטה, מקצועית ונכונה יותר.

איך מבינים מה באמת חסר היום במחלקת הכספים?

כדי לבחור נכון את התפקיד הבא, צריך להתחיל מהמצב הקיים. בכל ארגון יש תהליכים קבועים שחוזרים על עצמם: עבודה מול ספקים, גבייה מלקוחות, התאמות בנקים, דיווחים שוטפים, סגירות חודש, בקרה על הוצאות, תכנון תקציבי, הכנת נתונים להנהלה ועבודה מול רואה החשבון או מול גורמים חיצוניים נוספים. כאשר אחד מהחלקים האלה מתחיל להתעכב, כאשר יש עומס קבוע, כאשר משימות עוברות מאדם לאדם בלי אחריות ברורה, או כאשר ההנהלה מרגישה שאין לה תמונה מסודרת בזמן אמת, זה סימן שצריך חיזוק. השאלה החשובה היא איזה סוג של חיזוק. יש הבדל בין צורך בגורם תפעולי שינהל עבודה שוטפת לבין צורך באיש מקצוע שייקח אחריות רחבה יותר על תהליכים, בקרה, סדר ודיווח. חשוב לבדוק מי מטפל כרגע במשימות, מה רמת הדיוק שקיימת היום, אילו תהליכים מתבצעים ידנית, מה יוצר צוואר בקבוק, ואילו החלטות ניהוליות מתקבלות בלי מידע כספי מספק. כאשר בודקים את כל זה בצורה מסודרת, קל יותר להבין אם החברה זקוקה להרחבת הנהלת החשבונות, לתפקיד של חשב, או לליווי פיננסי רחב יותר. בהרבה מקרים, מעסיקים פונים אל חברת השמה הנהלת חשבונות מתוך רצון למלא משרה במהירות, אך הערך הגדול באמת נמצא ביכולת לעצור רגע ולבנות הגדרת תפקיד מדויקת שמתאימה למבנה החברה ולשלב שבו היא נמצאת.

מתי נכון לגייס הנהלת חשבונות בכירה?

יש עסקים שבהם הפתרון הנכון נמצא דווקא בהנהלת חשבונות בכירה. זה קורה בדרך כלל כאשר הפעילות העסקית כבר אינה בסיסית, אך עדיין אין צורך בגורם ניהולי רחב שייקח אחריות על כלל הפן הפיננסי. למשל, בחברה שיש בה נפח עבודה גדול מול ספקים ולקוחות, ריבוי מסמכים, התאמות מורכבות, עבודה שוטפת מול בנקים, אחריות על סדר ודיוק, והכנת חומר מסודר לגורמים מקצועיים חיצוניים, הנהלת חשבונות בכירה יכולה לתת מענה איכותי מאוד. תפקיד כזה מתאים גם לעסקים שרוצים יותר שליטה, יותר סדר ויותר מקצועיות בשטח, אך עדיין אינם זקוקים לניהול תקציבי מלא או לבקרה ניהולית רחבה. במקרים רבים, הנהלת חשבונות בכירה היא הבחירה הנכונה עבור חברות קטנות ובינוניות שנמצאות בצמיחה ורוצות לחזק את היסודות הפיננסיים שלהן. אם בוחנים נכון את צרכי החברה, אפשר לראות האם המוקד הוא ברישום, סדר, תפעול, בקרה שוטפת ועצמאות מקצועית בתחום הנהלת החשבונות. כאשר זו התמונה, גיוס של תפקיד בכיר בתוך התחום הזה יכול לייצר יציבות, שיפור בתהליכים, ושקט ניהולי. כאן בדיוק חשוב לעבוד עם גוף שמכיר היטב את ההבדלים בין תפקידי כספים. חברת השמה הנהלת חשבונות שמבינה את התחום לעומק יודעת לזהות מתי חברה צריכה פרופיל ביצועי בכיר שיחזיק את העבודה השוטפת ברמה גבוהה ומתי צריך לחשוב על תפקיד רחב יותר.

מתי חשב הוא הבחירה הנכונה עבור החברה?

תפקיד של חשב מתאים לחברות שבהן יש צורך ברמה גבוהה יותר של בקרה, דיווח, ניתוח והסתכלות רחבה על הפעילות הכספית. כאשר החברה כבר פועלת בהיקף משמעותי יותר, כאשר נדרשת עבודה סדירה מול הנהלה, כאשר יש דוחות שצריך להפיק ולהבין, כאשר נדרש מעקב אחר תקציב, תזרים, ביצועים ועמידה ביעדים, תפקיד של חשב הופך לרלוונטי מאוד. חשב נכנס לתמונה כאשר החברה צריכה איש מקצוע שמסוגל לקחת אחריות על ניתוח נתונים, להחזיק תהליכי בקרה, לתמוך בהחלטות הנהלה, ולעבוד בצורה מסודרת מול גורמים מקצועיים בתוך הארגון ומחוצה לו. התפקיד הזה מתאים במיוחד לארגונים שנמצאים בצמיחה, חברות עם פעילות מורכבת יותר, ארגונים עם כמה מחלקות, או מקומות שבהם נדרש חיבור בין העבודה החשבונאית השוטפת לבין החשיבה הניהולית הרחבה. כדי לדעת אם זה באמת השלב לגייס חשב, צריך לשאול האם הנהלת החברה זקוקה למידע שוטף ומדויק לצורך קבלת החלטות, האם יש צורך במעקב ובקרה ברמה גבוהה יותר, והאם המחלקה הקיימת כבר אינה מספיקה להתמודד עם הצרכים המקצועיים של העסק. גם כאן, הדיוק חשוב מאוד. לא כל עומס כספי דורש מיידית גיוס של חשב, ולכן מעסיקים רבים נעזרים בשירות של חברת השמה הנהלת חשבונות כדי להבין אם מדובר בצורך מקצועי ברמת בקרה ודיווח, או בצורך אחר שמקבל פתרון טוב יותר דרך תפקיד אחר.

מתי נכון לגייס מנהל כספים ואיך מקבלים החלטה נכונה?

מנהל כספים מתאים בדרך כלל לחברות שזקוקות לראייה רחבה יותר, לתכנון ארוך טווח, לניהול מערך פיננסי שלם ולקשר ישיר עם הנהלה בכירה. זהו תפקיד שמתאים לחברות שבהן נדרש שילוב בין אחריות פיננסית רחבה לבין ניהול תהליכים, הובלת מדיניות, תכנון, בקרה, התנהלות מול בנקים, רואי חשבון, יועצים וגורמים נוספים. כאשר יש צורך בבניית תמונה פיננסית כוללת, בתכנון קדימה, בבקרה ניהולית שוטפת ובתמיכה רחבה בקבלת החלטות עסקיות, מנהל כספים הוא לרוב הבחירה המתאימה. מצד שני, יש לא מעט חברות שחושבות שהן צריכות מנהל כספים כאשר בפועל הן עדיין נמצאות בשלב שבו תפקיד אחר ייתן מענה מדויק יותר. לכן, ההחלטה צריכה להישען על בדיקה אמיתית של עומק הצורך. אם הארגון צריך סדר בתהליכים השוטפים, ייתכן שהפתרון נמצא בהנהלת חשבונות בכירה. אם הצורך המרכזי הוא בקרה, דיווחים וניתוח, ייתכן שחשב יהיה נכון יותר. אם החברה צריכה הובלה פיננסית רחבה, תכנון וראייה מערכתית, ייתכן שמנהל כספים הוא האדם המתאים. הדרך הנכונה לקבל החלטה היא להסתכל על הפעילות האמיתית ולא רק על שם התפקיד. מעסיקים שמבקשים לגייס נכון נעזרים פעמים רבות בשירות של חברת השמה הנהלת חשבונות כדי לבחון את התמונה באופן מקצועי, למפות את האחריות הנדרשת, להבין מהו היקף הסמכויות הרצוי, ולבנות תהליך גיוס מדויק שמתאים למציאות של העסק. כאשר ההחלטה מבוססת על צורך ברור ולא על הגדרה כללית, גם בחירת המועמד הופכת לנכונה יותר, והתוצאה נשמרת לאורך זמן.

איך סיגמא השמה יכולה לעזור? 

סיגמא השמה מסייעת לחברות לפתור בדיוק את הבלבול הזה. במקום לצאת לשוק עם הגדרה כללית ולקוות שהמועמד הנכון יופיע, סיגמא בודקת יחד עם הלקוח מה באמת חסר בארגון, איזה תפקיד ייתן את המענה הנכון, ומהו הפרופיל המקצועי שצריך לגייס. בזכות היכרות עמוקה עם עולם הכספים והגיוס, סיגמא יודעת לתרגם צורך עסקי להגדרת משרה מדויקת, לאתר מועמדים מתאימים, וללוות את התהליך בצורה מקצועית, מסודרת ויעילה. עבור חברות שמחפשות דיוק, חיסכון בזמן והתאמה גבוהה יותר, עבודה עם חברת השמה הנהלת חשבונות כמו סיגמא יכולה לשפר משמעותית את איכות הגיוס.

אם גם אצלכם יש צורך בחיזוק במחלקת הכספים, זה הזמן לעצור, לדייק את הצורך ולבנות גיוס נכון מהשלב הראשון. פנו אלינו כבר עכשיו ותנו לצוות מקצועי לעזור לכם להבין את התפקיד הנכון, למצוא את המועמד הנכון, ולקדם את הארגון שלכם בצורה מדויקת ובטוחה יותר.